会議の質をあげたい

今まで幾度と無く他者が主催する会議へ出席し、筆者も会議を主催した。

会議をするのはいいが、大事な事を決められないままぐだぐだと時間を浪費し、気づけば世間話に突入してしまう。

このような無意義な会議をどうすれば有意義にできるのか、ちょっと考えてみようと思う。

そもそも会議とは何故行われるのだろうか。

決定をするだけなら一人でも十分に出来、あえて人を集めるのは、状況の認識、決定の了解を決定をするのに必要な人にしていないからだと思う。

例えば会議の目的が新商品の企画なら、どんな商品が必要とされているかや、予算がどれだけあるのかを専門家が会議で共通認識とするべきであり、それらの状況情報をもとに新商品の企画を決定するのだ。

こういったやるべき事、必要な事はお互いに認識できているのにもかかわらず、会議の生産性、質をあげられないのは、それらの項目を明文化していないからだと思う。

ここでいう明文化とは、目的や、それを達成しうるに必要な情報である。

例えば目的がYoutube動画企画の立案決定であるなら、それに必要な情報、世間のニーズや、今までに立案された企画、予算状況、携われる人々のリスト、使える人脈、組織・手段を主催者が予め資料としてまとめておくのが最適だと思う。

そしてそれらの資料を的確に使い目的を達成できるように、資料の使うタイミング、時間も予め明文化しておく。

これら主催者の努力によって会議は有意義なものとなる。

またこれらの考えは学生筆者の戯言であるから、あまり気にしないようにしてもらいたいところである。